Zgodnie z art. 5 ustawy o samorządzie gminnym gmina może tworzyć jednostki pomocnicze: sołectwa, dzielnice, osiedla oraz inne. Jednostkę pomocniczą tworzy Rada Miejska, w drodze uchwały, po przeprowadzeniu konsultacji z mieszkańcami lub z ich inicjatywy. Zasady tworzenia jednostek pomocniczych na terenie gminy Koźmin Wlkp. określa § 2 ust. 3 i 4 Statutu Gminy Koźmin Wlkp. Zgodnie z jego zapisami utworzenie jednostki pomocniczej musi czynić zadość następującym zasadom:

1. inicjatorem utworzenia, łączenia, podziału lub zniesienia jednostki pomocniczej mogą być mieszkańcy obszaru, który ta jednostka obejmuje lub ma obejmować, albo organy Gminy,

2. tworzenie, łączenie, podział lub znoszenie jednostki pomocniczej musi zostać poprzedzone konsultacjami społecznymi, których tryb określa Rada odrębną uchwałą,

3. projekt granic jednostki pomocniczej sporządza Burmistrz w uzgodnieniu z inicjatorami utworzenia tej jednostki,

4. przebieg granic jednostek pomocniczych powinien – w miarę możliwości – uwzględniać naturalne uwarunkowania przestrzenne, komunikacyjne i więzi społeczne.

Obecnie na obszarze miasta Koźmin Wlkp. funkcjonują trzy osiedla, natomiast na teren gminy tworzy 28 sołectw. Zasady ich funkcjonowania określają Statuty Sołectwa i Osiedla, nadane uchwałą Rady Miejskiej Nr VI/35/90 z 28 listopada 1990r. Statut Gminy przewiduje jednak możliwość tworzenia, stosownie do potrzeb i tradycji, innych jednostek pomocniczych.

Organem uchwałodawczym w osiedlu jest rada osiedla wybierana na ogólnym zebraniu mieszkańców osiedla zwoływanym przez Burmistrza w oparciu o uchwalę Rady Miejskiej zarządzającą przeprowadzenie wyborów. Prawo udziału w ogólnym zebraniu wyborczym mają mieszkańcy osiedla posiadający czynne prawo wyborcze od rad gmin oraz status stałego mieszkańca. Rada osiedla wybierana jest w głosowaniu tajnym, bezpośrednim, spośród nieograniczonej liczby kandydatów. Radę tworzy 15 osób. Za wybranych uważa się tych kandydatów, którzy uzyskali największą liczbę głosów.

Na swym pierwszym posiedzeniu rada osiedla w głosowaniu tajnym wybiera zarząd (będący organem wykonawczym osiedla) w liczbie od 3 do 7 osób. W oddzielnym tajnym głosowaniu rada osiedla wybiera przewodniczącego zarządu, a następnie na jego wniosek dokonuje wyboru zastępcy przewodniczącego. Przewodniczący zarządu i jego zastępca mogą być wybrani spoza składu rady osiedla, natomiast pozostali członkowie zarządu wybierani są spośród członków rady.

Kadencja organów samorządu osiedla trwa 4 lata, licząc od dnia wyborów, przy czym zarząd działa do dnia wyboru nowego zarządu. Organy wykonawcze samorządu zobowiązane są co najmniej raz w roku złożyć radzie osiedla sprawozdanie ze swej działalności. Szczegółowe zasady działania osiedla i jego organów określa Statut Osiedla.

Natomiast w sołectwie organem uchwałodawczym jest zebranie wiejskie które dokonuje również wyboru sołtysa oraz członków rady sołeckiej. Wyborcze zebranie wiejskie zwoływane jest przez Burmistrza w oparciu o uchwalę Rady Miejskiej zarządzającą przeprowadzenie wyborów. Sołtys oraz członkowie rady sołeckiej wybierani są w głosowaniu tajnym, bezpośrednim spośród nieograniczonej liczby kandydatów przez stałych mieszkańców sołectwa, którzy ukończyli 18 lat. Liczbę członków rady sołeckiej ustala wyborcze zebranie wiejskie.

Sołtys jest organem wykonawczym w sołectwie. Jest jednocześnie przewodniczącym rady sołeckiej, powoływanej dla wspomagania jego działalności.

Zarówno osiedla, jak i sołectwa nie tworzą własnych budżetów, ich gospodarka finansowa prowadzona jest w ramach budżetu gminy. Kadencja organów samorządu osiedla, jak i sołectwa trwa 4 lata, licząc od dnia wyborów. Organy wykonawcze samorządu osiedla i sołectwa zobowiązane są, co najmniej raz w roku, złożyć sprawozdanie ze swej działalności organom uchwałodawczym. Przewodniczący zarządu osiedla oraz sołtys biorą udział w sesjach Rady Miejskiej.