W Urzędzie Miasta i Gminy Koźmin Wlkp. w decydującą fazę wkroczyły prace związane z opracowaniem i wdrożeniem systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001:2001.

Opracowana została wymagana dokumentacja, w tym procedury postępowania, Polityka i Księga Jakości, procesy dotyczące świadczenia usług, zarządzania, wspomagania i doskonalenia oraz nadzoru. W najbliższych miesiącach przeprowadzony zostanie audit wewnętrzny (przez powołanych do tego pracowników Urzędu) mający na celu potwierdzenie, że system zarządzania jakością jest zgodny z zaplanowanymi ustaleniami, wymaganiami normy ISO9001:2001 oraz skutecznie wdrożony i utrzymywany. Następnie auditu zewnętrznego dokonają przedstawiciele jednostki certyfikującej i jego wynik zadecyduje o przyznaniu certyfikatu ISO.

Jednym z elementów przygotowujących do wdrożenia systemu zarządzania jakością jest reorganizacja Urzędu. Dotychczas w jego ramach funkcjonowały Urząd Stanu Cywilnego i dwa referaty: Księgowości i Podatków pod kierunkiem Skarbnika Gminy oraz Oświaty, którego kierownictwo z dniem 1 lipca powierzone zostało Irenie Serek. Pozostali pracownicy zatrudnieni byli na samodzielnych stanowiskach pracy. Obecnie zostały one zgrupowane w dwa dodatkowe referaty: Inwestycji i Gospodarki Komunalnej oraz Organizacyjny i Spraw Obywatelskich.. Kierować nimi będą Zastępca Burmistrza i Sekretarz Gminy.

Co właściwie oznacza ISO? Pojęcie to w potocznym rozumieniu oznacza normy, które opisują system jakości firmy. Najczęściej można spotkać normy ISO 9001 i ISO 9002. Sam skrót ISO pochodzi od międzynarodowej organizacji standaryzacyjnej (ang. International Organization of Standarization), która wydaje i określa wiele norm i standardów dotyczących różnorodnych produktów i systemów. Podstawą systemu jakości są procedury i instrukcje, czyli opisane czynności i procesy zachodzące w firmie czy organizacji. Nad procedurami i instrukcjami wznosi się Księga Jakości, która ma pełnić rolę mapy systemu jakości. Najczęściej odnosi się do poszczególnych wymagań normy i przedstawia w jaki sposób zostały one spełnione. Najwyższym rangą aktem jest Polityka Jakości, będąca swego rodzaju zobowiązaniem kierownictwa dotyczącym jakości. Jej istotą jest określenie celów dla firmy¹⁾.

Jakie są cele uzyskania certyfikatu ISO przez Urząd Miasta i Gminy? Pierwszy to niewątpliwie poprawa obsługi interesantów, a więc przede wszystkim mieszkańców miasta i gminy. Wspomniana wyżej dokumentacja określa m.in. terminy załatwiania konkretnych spraw. Dokumentacja ta precyzyjniej określa również zadania poszczególnych pracowników Urzędu i sposób oceny ich pracy.

Wprowadzenie systemu zarządzania jakością ma nie tylko usprawnić obsługę, ale również zapewnić interesantom pełniejszą informację. Tutaj pierwszoplanowe znaczenie mają przygotowane karty informacyjne, które określają sposób postępowania w konkretnej sprawie np. uzyskanie zezwolenia na wycinkę drzewa, uzyskanie zaświadczenia z akt ewidencji ludności lub ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym, ale również bardziej skomplikowanych jak ustalenie warunków zabudowy terenu czy zawarcie małżeństwa. Karta informacyjna wskazuje przepisy prawne, które znajdują zastosowanie w danej sprawie, określa dokumenty, jakie złożyć lub przedłożyć powinien wnioskodawca, wysokość ewentualnej opłaty skarbowej, stanowisko pracy odpowiedzialne za załatwienie sprawy, termin i tryb jej załatwienia i wreszcie informację o możliwości odwołania się od rozstrzygnięcia, które nie satysfakcjonuje klienta. Do kart informacyjnych dołączone są formularze wniosków, których złożenie jest konieczne w danej sprawie. System kart informacyjnych jest rozwinięciem internetowego Przewodnika Petenta, który od niemal trzech lat funkcjonuje na miejskiej stronie internetowej www.kozminwlkp.pl. Wszystkie karty informacyjne dostępne będą w Punkcie Informacyjnym Urzędu. Ponadto każdy pracownik udostępniał będzie również karty informacyjne i niezbędne formularze dla spraw należących do jego zakresu obowiązków.

Normy dotyczące zarządzania jakością przewidują, że organizacja ( w tym przypadku Urząd) powinna monitorować informacje dotyczące poziomu spełnienia wymagań klienta. W tym celu opracowana została ankieta, która co pewien czas przekazywana będzie osobom korzystającym z usług Urzędu. W ankiecie bedzie można dokonać oceny kompetencji i uprzejmości urzędnika, ale również zamieścić ogólne uwagi co do pracy Urzędu.

Poza korzyściami skierowanymi na klientów Urzędu wdrożenie systemu zarządzania jakością może przynieść korzyści finansowe. Posiadanie certyfikatu ISO premiuje bowiem przy staraniach o środki z funduszy unijnych. Wnioski złożone przez jednostkę posiadającą certyfikat przy ocenie otrzymują dodatkowe punkty.

Inną, już niemierzalną finansowo, zaletą posiadania certyfikatu ISO jest prestiż. Dotychczas liczba gmin w Polsce, które z powodzeniem wprowadziły system zarządzania jakością jest jeszcze niewielka. Uzyskanie certyfikatu będzie więc niewątpliwie elementem promującym miasto i gminę Koźmin Wlkp.

¹⁾ Piotr Rutkowski „Co jest ważne w ISO”